Что можно оплачивать корпоративной банковской картой

Содержание

Читайте также

Система KPI — благо или зло, способное развалить компанию

Точки безубыточности и бесприбыльности: сколько надо продавать, чтобы работать в «ноль», а сколько — чтобы получать максимальную прибыль

На какие субсидии может рассчитывать ваш бизнес в 2019 году?

Штраф, тюрьма и обязательные работы — что грозит за неуплату страховых взносов

Как защитить бизнес от потребительского экстремизма и правильно работать с претензиями

Корпоративные карты — это аналог наличных денег под отчет и чековой книжки, только без документов и кассы.

Из этой статьи вы узнаете:

Как выдать работнику деньги с расчетного счета на корпоративные нужды

Существует три способа выдачи денег с расчетного счета:

  1. Выдача наличных из кассы организации под отчет;
  2. Чековая книжка — деньги выдаются с расчетного счета компании в кассе банка;
  3. Корпоративная банковская карта.

Деньги под отчет используются для нужд компании, которые по каким-либо причинам неудобно оплатить по безналу: покупка офисной канцелярии, картриджей для принтера, бензина, билетов в театр для партнеров компании, командировочные расходы и т. д.

Чтобы выдавать наличные под отчет, в организации должны быть касса и кассир.

Деньги выдают конкретному сотруднику на определенные нужды. Для этого сотрудник пишет заявление, бухгалтер выдает расходный ордер и запрашивает деньги в кассе организации.

Когда сотрудник потратит выданные деньги, он должен отчитаться — представить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, билеты и т. д.

Чековая книжка подходит для индивидуальных предпринимателей и организаций, в которых не установлена касса. С помощью чековой книжки можно выписать сумму для работника, которую выдадут с расчетного счета в кассе банка.

Корпоративная карта позволяет выдавать деньги сотрудникам без документов и кассы. Выдайте сотруднику карту, переведите на нее деньги с расчетного счета компании — и все.

Как работает корпоративная карта

Для корпоративной карты банк открывает отдельный карточный счет, на который вы переводите деньги с расчетного счета вашей компании. Установить лимиты на снятие наличных при проведении операций по безналу может Банк или владелец расчетного счета.

К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Корпоративные карты всегда именные, поэтому пользоваться ими может только держатель, давать карту другим людям нельзя.

Как открыть корпоративную карту и кому сообщить об этом

Корпоративная карта открывается в банке по заявлению клиента, при этом для юридического лица открывают специальный карточный счет. Об открытии такого счета банк уведомляет налоговую службу самостоятельно. Сообщать об открытии счета ФСС и ПФР не нужно, это требование было отменено в 2014 году поправками в 59-ФЗ.

Как пользоваться корпоративной картой

Корпоративная карта работает как обычная банковская карта физического лица: ей можно оплачивать покупки в магазинах, интернете и снимать наличные в банкомате. Оплачивайте корпоративной картой только нужды компании, для личных целей ее использовать нельзя.

Сохраняйте все чеки и квитанции, подтверждающие покупки с использованием корпоративной карты: они пригодятся при сдаче авансового отчета. Для отчетности о покупках в интернете достаточно выписки из банка и письменной объяснительной от сотрудника.

Что можно оплачивать корпоративной картой

  1. Расходы, связанные с основной деятельностью организации:
    • закупка товара, расчеты с поставщиками;
    • оплата услуг, связанных с основной деятельностью компании;
    • Командировочные и представительские расходы:
      • оплата счета в ресторане;
      • покупка билетов;
      • оплата проживания в гостинице;
      • аренда автомобиля;
      • суточные сотрудникам;
      • оплата услуг переводчика;
      • Хозяйственные и накладные расходы:
        • покупка канцтоваров, офисного оборудования, программного обеспечения;
        • покупка товаров в интернете (обучающие материалы, книги и прочее);
        • оплата курьерских и иных профессиональных (ремонтные работы, установка и настройка оборудования, вынос мусора, уборка помещений и т. д.) услуг;
        • прочие хозяйственные расходы — все, что касается уборки, освещения и отопления: моющие средства для уборки, обогреватели, лампочки и т. д.;
        • Транспортные расходы:
          • оплата бензина;
          • расходы на обслуживание служебного транспорта.

          Что нельзя оплачивать корпоративной картой

          Корпоративную карту нельзя использовать со следующими целями:

          • покупка товаров в личных целях;
          • оплата заработной платы;
          • оплата социальных платежей;
          • погашение задолженности по обслуживанию расчетного счета.

          Важно помнить, что все покупки и снятия наличных фиксируются в выписке по счету корпоративной карты, и за каждое действие вам придется отчитаться: использовать корпоративную карту в личных целях нельзя.

          За снятые наличные отчитываться тоже нужно: предоставьте чеки и письменные объяснения. Если сняли и не потратили, то деньги нужно вернуть в бухгалтерию — это будет зафиксировано в приходном ордере.

          Аналогичная ситуация с выдачей заработной платы другому сотруднику. Нужны документы, подтверждающие факт целевого использования денег компании, которых в данном случае получить невозможно: сотрудник вам чек не выдаст, а значит для бухгалтерии вы потратили деньги не на нужды компании.

          В социальные службы и внебюджетные фонды платеж с карты не поступит: онлайн-банк такие платежи не проводит и выдает ошибку. Оплачивать социальные взносы придется с расчетного счета юридического лица через банковскую систему документооборота.

          Если корпоративные деньги растрачены, то их удержат из вашей зарплаты в том же размере, еще и оштрафуют за нарушение порядка подачи отчетов. Это правило распространяется на всех работников компании, в том числе генерального директора.

          Как пополнить корпоративную карту

          Пополнить корпоративную карту можно только с расчетного счета организации: просто оформите в системе дистанционного банковского обслуживания «Интернет-Клиент» платежное поручение с назначением «Перевод на корпоративную карту». Денег можно зачислять сколько угодно, а потратить — 100 000 рублей в день со всех корпоративных карт. В Банке SIAB это ограничение распространяется в сумме на снятие наличных и безналичные операции.

          Наличными через терминал или переводом с другой карты корпоративную карту пополнить нельзя.

          Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет

          Со счета корпоративной карты на расчетный счет компании перевести деньги нельзя. Однако есть два способа вытащить деньги с карты и вернуть их на расчетный счет.

          1. Снять наличные и вернуть деньги через бухгалтерию. Там оформят приходный ордер и положат деньги обратно на расчетный счет;
          2. Закрыть карту и карточный счет — тогда банк переведет деньги на расчетный счет компании.

          Как отчитываться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных с корпоративной карты

          По умолчанию отчитываться нужно в течение 3 рабочих дней со дня:

          • истечения срока, на который выдавались деньги;
          • возвращения из командировки;
          • выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

          Руководитель компании может учредить свой порядок отчетности.

          Потребуется сдать авансовый отчет, объяснительную и документы, подтверждающие покупки: чеки, квитанции, выписку из банка (для подтверждения онлайн-покупок).

          Что будет, если не подать отчет о расходах по карте

          Будет штраф, а подотчетную сумму удержат из зарплаты, но в пределах среднемесячного заработка — удерживать больше незаконно. В дальнейшем в выдаче карты недобросовестному сотруднику могут отказать — но это на усмотрение организации.

          Читайте также:  Кредит на развитие сельского хозяйства по госпрограмме

          Резюме о корпоративных картах: плюсы и минусы, по сравнению с наличкой под отчет и чековой книжкой

          Сравнение способов выдачи денег с расчетного счета организации

          © 1995–2019, ПАО БАНК «СИАБ». Лицензия банка №3245 от 10.11.2015.
          196 084, г. Санкт-Петербург, Черниговская ул.,
          д.8, лит. А, пом. 1-Н

          В феврале мы провели вебинар на тему «Как пользоваться корпоративной картой». Может показаться, что тема уже давно изъезженная. На самом деле нет. Мы получили тучу откликов и вопросов от предпринимателей.

          В этой теме действительно много нюансов, которыми обычно не делятся бухгалтеры. Поэтому мы подготовили текстовый вариант для тех, кому не удалось посмотреть видео: что такое корпкарта, как можно использовать, какие нужны отчётные документы и что делать, если их нет. Читайте ниже.

          Запись вебинара доступна по ">>" >ссылке и ждёт тех, кому удобнее смотреть.

          Корпоративная карта — это карта, которая выпущена банком и привязана к расчётному счёту вашей компании.

          Иногда для корпоративной карты открывают отдельный счёт, но он тоже привязан к компании. Единственное отличие отдельного счёта: перед покупкой чего-либо придётся на такой счёт переводить деньги с основного счёта.

          По сути, оплата по корпкарте — это точно такая же операция, как оплата по счёту, только удобнее, потому что можно платить на месте.

          Корпкарты бывают именные и неименные. Именная карта закреплена на конкретного сотрудника, например, директора. Если по такой карте расчёт совершил другой сотрудник — списания всё равно будут числиться на директоре, а значит, отвечать за покупки будет он.

          Неименные карты могут использовать все сотрудники компании, главное — отслеживать, кто именно совершает покупки. Если у вас такая карта, попросите сотрудников, имеющих доступ к карте, собирать все документы по операциям.

          Что делать с корпоративной картой

          Снимайте или вносите деньги, платите поставщикам, оплачивайте представительские и командировочные расходы. В любом магазине, главное — не забывайте документы по каждой операции.

          Можно шоркать корпкартой за границей. Пересчёт в валюту будет проходить автоматически по внутреннему курсу вашего банка в рублях. Данные по оплате за границей и данные, которые отражены в учёте, будут отличаться. Это не просто так: по нормам законодательства все расчёты отражаются в рублях по курсу ЦБ РФ на дату авансового отчёта.

          Оплата в интернете — тоже возможно. Когда оплачиваете услугу в интернете, вам должны прислать акт об оказании услуг, когда покупаете товар — товарную накладную или кассовый и товарный чеки. Просто сохраните эти документы или сразу перешлите бухгалтеру.

          Какие расходы по корпкарте уменьшают налог

          Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.

          Например, если вы транспортная компания по перевозке грузов — валенки или постельное бельё будут странной затратой. Такую покупку не сможете обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.

          А если ваша компания занимается торговлей постельным бельём и вы где-то купили за наличку или по карте само постельное бельё или ткань — это будет прямыми затратами на текущую деятельность.

          Без проблем любой бизнес может купить мебель, канцтовары, офисную технику и всё, что как-то оправдывает деятельность.

          Айфон тоже можно, если он ежедневно помогает вам вести бизнес. Например:

          • только в этом телефоне есть программы, которые вы ежедневно используете в работе;
          • вы постоянно в разъездах, вся информация хранится в телефоне;
          • легче и выгоднее купить Айфон для себя, чем нанять в штат на постоянную основу секретаря, который будет выполнять те же функции: звонить, напоминать, подсказывать и будить.

          Котик в офис — это сложно принять к учёту, потому что придётся доказывать сотрудникам налоговой, что он собственными лапами увеличит число клиентов.

          Кому нужно отчитываться и что будет, если этого не сделать?

          Все ООО, АО и другие компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты. Неподтверждённые покупки будут облагаться страховыми взносами и налогами.

          Если у вас ИП на УСН «доходы», Патенте и ЕНВД, можете совсем не отчитываться, так как налоговая не будет проверять расходную часть в целях налогового учёта, а обязанности ведения бухучёта у вас нет.

          Индивидуальные предприниматели на УСН «доходы минус расходы» и ОСНО могут учесть траты для бизнеса в расходах — для этого нужно сохранять документы о покупках для бизнеса.

          Ещё ИП могут рассчитываться корпкартой за любые личные покупки, наказаний за это не предусмотрено, просто такие расходы не будут влиять на налог.

          Какие документы нужно собирать?

          Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили — товар или услугу.

          В документах должны быть реквизиты:

          – наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;

          – название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;

          – весь перечень и количество услуг или товаров;

          – должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.

          Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок — дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке — тогда он будет полноценным закрывающим документом.

          В менее крупных магазинах при оплате картой продавцы выпишут обычный кассовый чек, который выдают всем физлицам. К нему не забудьте попросить товарный чек. Если у вас УСН, вы без проблем сможете учесть полную стоимость покупки с такого чека в расходах. Если ОСНО — сможете учесть только сумму без НДС. Такой НДС нельзя принять к вычету и учёсть при расчёте налога на прибыль.

          После трат за границей бухгалтер попросит дополнительно документы с переводом на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, но не обязательно обращаться к профессиональным лингвистическим услугам, достаточно перевести самостоятельно в гугл-переводчике.

          Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной — можете разработать для компании.

          По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно — это будет быстрее и поможет избежать ошибок.

          Можно снимать наличку по корпкарте?

          Если снимаете деньги по карте, в банке операция отразится так — выдача денежных средств под отчёт. Это значит, что покупки на снятые деньги также нужно подтвердить документами и авансовым отчётом. Это касается только компаний.

          Индивидуальным предпринимателям не нужно отчитываться за снятие наличных и возвращать непотраченные деньги обратно на счёт. Их сумма будет отражена как вывод личных средств ИП. Но это не распространяется на сотрудников, работающих у ИП.

          Сколько можно снимать наличных, чтобы не попасть под подозрения банка?

          Считается, что до 600 тысяч рублей за 1 раз — безопасная сумма. Когда снимаете больше, подключается финансовый мониторинг банка. Если финмониторинг заподозрит что-то неладное, могут заблокировать счёт до тех пор, пока банк не убедится, что всё хорошо. Будут запрашивать документы и могут даже настаивать на личном присутствии.

          А вносить деньги на счёт?

          Вносить деньги на счёт можно только в трёх случаях:

          • делаете займ компании;
          • возвращаете средства;
          • вносите выручку от реализации вашей продукции или услуг.

          Для компаний на каждое внесение денег должен быть документ. На возврат подотчётных средств — это авансовый отчёт, где отражено, что выданные деньги от компании не использовались в полной объеме. Для внесения займа подтверждающим документом будет договор займа, в котором указаны сумма, дата внесения и срок возврата. Если розничная выручка — бухгалтер формирует расходно-кассовый ордер.

          Для ИП тоже нужно документально подтверждать внесение денег по корпоративной карте, кроме взноса личных средств. Взнос личных средств ИП налогами не облагается.

          Часто рекомендуют вносить деньги на счёт через отделение банка, где будет чётко прописано назначение платежа. Дело в том, что при внесении денег через банкомат не указывается в комментариях цель внесения. А цель определить нужно, потому что у налоговой могут возникнуть вопросы, должны ли внесённые деньги облагаться налогами. Бухгалтеру при учёте важно сразу правильно отразить движение денег на соответствующих счетах учёта.

          Читайте также:  Можно ли перевести бонусы сбербанка другому клиенту

          Чтобы не запутаться, заранее сообщайте бухгалтеру о каждом пополнении счёта через корпкарту, потому что любой такой взнос в банке отражается без комментария, а в учёте каждая ситуация отражается по-разному.

          Запомните: если хочется что-то странное купить по корпкарте — спросите бухгалтера, сохраните чек и возьмите закрывающие документы. Или жмите зелёную кнопку «Подключиться» и присоединяйтесь к Кнопке: наши бухгалтеры сами напоминают о недостающих документах, безопасно снижают налоги и рассказывают риски.

          Подсказала Балашова Елена — бухгалтер в Кнопке.

          Рассказала всем Шиляева Марина — маркетолог.

          Все статьи мы анонсируем в Телеграме . Ещё там найдёте новости, советы и лайфхаки для предпринимателей. Присоединяйтесь 🙂

          Как учитывать движение денег по банковской карте и их расходование работником

          Корпоративная банковская карта — хороший выход, если работникам надо самим что-то оплачивать. Деньги на счете принадлежат организации, но карта выпускается на конкретного работник О правилах использования корпоративной карты и учета операций, с ней связанных, мы и расскажем.

          ПРАВИЛО 1. О карточном счете надо информировать налоговую и внебюджетные фонды

          Для корпоративной карты открывается отдельный банковский сче Об этом счете (как о его открытии, так и о его закрытии) надо сообщить и в ИФНС, и в ПФР, и в ФСС по месту нахождения организации.

          Рекомендуемую ПФР форму сообщения об открытии счета можно найти: сайт ПФР → Работодателям → Уплата страховых взносов и представление отчетности → Отчетность и порядок ее представления → Рекомендуемые образцы документов

          Сделать это нужно в течение 7 рабочих дней со дня открытия такого счет Для этого следует направить:

          • в налоговую — сообщение по форме Заполняя эту форму, информируйте именно об открытии счета в банке, а не о возникновении прав на использование корпоративного электронного средства платежа (КЭСП). Ведь КЭСП и корпоративная банковская карта — не одно и то же.

          При сообщении в инспекцию об открытии банковского счета для использования корпоративной банковской карты в этих ячейках формы надо поставить «1»

          1 — об открытии счета
          2 — о закрытии счета
          3 — о возникновении права использовать КЭСП
          4 — о прекращении права использовать КЭСП При сообщении в инспекцию об открытии банковского счета для использования корпоративной банковской карты в этих ячейках формы надо поставить «1» 1 — в банке
          2 — в органе Федерального казначейства (ином органе, осуществляющем открытие и ведение лицевых счетов)
          • в ФСС — сообщение по рекомендованной им форм
          • в ПФР — сообщение по рекомендованной форме, которую можно найти на сайте Фонда.

          Кстати, к одному карточному счету может быть выпущено несколько карт — основная и дополнительны Причем к одному и тому же счету могут быть выпущены карты на разных работников вашей организации. О выпуске каждой из дополнительных карт сообщать в инспекцию и фонды не нужно.

          ПРАВИЛО 2. Выдача корпоративной карты на счетах бухучета не отражается

          Сама карта принадлежит банку, поэтому в учете она никак не отражается. Если банковская карта именная и работник сам будет получать ее в банке, то вести журнал учета банковских корпоративных карт необязательно. Хотя иногда бухгалтеру приходится заполнять доверенность на получение конкретным работником в банке корпоративной карты (образец доверенности, как правило, предоставляет сам банк).

          О том, кому из работников выданы карты, банк может сообщить вашей организации в реестре на выпуск международных корпоративных карт или в ином документе (это зависит от принятой в банке системы документооборота и условий, прописанных в вашем с ним договоре).

          ПРАВИЛО 3. Через кассу не надо проводить деньги, полученные работником через банкомат

          В последнее время бухгалтеры жалуются на то, что инспекторы при проверках делают им замечания: в кассовой книге не отражены операции по снятию работниками денег с банковской карты. Якобы эти деньги в день их снятия надо оформить как поступившие в кассу и тут же — как выданные под отчет. Если же через кассу такие деньги не прошли, то штрафуют организацию за неоприходование в кассу наличност

          Мнение читателя

          “ Когда мы только открыли банковскую корпоративную карту, то боялись, что будут сложности с расчетом кассового остатка. Ведь закрываемся мы в 18.00, а работник может снять наличные через банкомат даже глубокой ночью. Но оказалось, что эти деньги по кассе вообще не надо проводит

          Зухра,
          г. Уфа

          Однако понятно, что деньги в кассу физически «не попадали». Так что бухгалтерия не может ни оприходовать их, ни выдать под отчет. Поэтому в кассовой книге такие операции отражаться не должны. И суды поддерживают именно такую позицию, отказывая налоговикам во взыскании штрафов с организаци

          Из этого также следует, что деньги, снятые с карты наличными, не нужно учитывать при расчете кассового остатка на конец дня.

          ПРАВИЛО 4. О «карточных» деньгах работник должен отчитаться

          Работник, на имя которого выпущена карта, может расплачиваться с ее помощью за покупки или снимать наличные через банкома Деньги, которые находятся на счете корпоративной банковской карты, — это деньги, которые работник еще не получил и которыми он еще никак не воспользовался. Отчитываться за них работнику будет нужно, только когда он либо снимет с карты наличные, либо что-нибудь оплатит картой.

          Полученные через банкомат деньги по сути сродни деньгам, выданным работнику под отчет. Ведь, прежде всего, это деньги организации. Разумеется, работник не должен после каждой покупки сразу бежать в бухгалтерию и писать отчет. Достаточно делать это раз в несколько дней — порядок должен утвердить руководитель организации. Сумма, которую работник может потратить, ограничена остатком денег на корпоративной карте (если, конечно, на карте не установлен кредитный лимит и не предусмотрена возможность овердрафта). Обратившись в банк, организация может установить и дополнительные ограничения для каждой из карт.

          ОБСУЖДАЕМ С РУКОВОДИТЕЛЕМ

          Чтобы контролировать расходование денег компании, лучше издать приказ о правилах использования корпоративных банковских карт. В нем важно закрепить срок, в течение которого работник обязан отчитаться о деньгах, потраченных посредством карты или снятых с нее.

          Отчет работник может составлять или по унифицированной форме или по форме, самостоятельно разработанной вашей организацией. К примеру, вместо строки «получен аванс из кассы» можно предусмотреть строки «получены деньги через банкомат по корпоративной карте» и «использованы деньги с корпоративной карты для безналичных расчетов».

          Есть мнение, что, когда работник приобрел что-либо для компании, оплатив это картой в безналичном порядке, составлять полноценный авансовый отчет необязательно. Несомненно, работник все равно должен представить в бухгалтерию подтверждающие документы и сроки для этого также должны быть регламентированы руководством вашей организации (к примеру, в том же приказе). Только вот приложить такие документы (чеки ККТ, накладные, товарные чеки) работник может к служебной записке.

          Но надо сказать, что большинству бухгалтеров привычнее, когда все отчеты составляются по форме К тому же название «авансовый отчет» поможет избежать споров с инспекторами при проверке правильности расчета налога на прибыль. Ведь «датой осуществления» представительских расходов, расходов на командировки, содержание служебного транспорта, иных подобных затрат считается дата утверждения авансового отчета о потраченных работником деньга

          Раз в месяц банк, как правило, предоставляет организации отчет по каждой корпоративной карте. Получив его, можно проверить полноту авансовых отчетов работников. Проще всего тем организациям, у которых подключен интернет-банк.

          ПРАВИЛО 5. Если работник не отчитался за «карточные» деньги, их можно удержать из его зарплаты

          Если работник в установленный в вашей организации срок не представил документы, оправдывающие расход списанных с карты денег, то по распоряжению руководства бухгалтерия может удержать их из зарплаты работника. То же самое можно сделать, если сотрудник истратил деньги не по назначению, к примеру на какие-то свои личные цел

          ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

          Нельзя никому сообщать ПИН-код банковской карты. А если ее украли или она потеряна, надо как можно скорее позвонить в банк, выдавший карту, и заблокировать ее.

          Однако учтите, что одного приказа руководства для такого удержания не достаточно. Нужно доказать размер ущерба и вину работника. Сумма причиненного организации ущерба может быть взыскана с работника по распоряжению руководителя, есл

          • такое распоряжение сделано не позднее 1 месяца со дня установления организацией размера причиненного работником ущерба;
          • сумма ущерба не превышает средний месячный заработок работника.

          Если хотя бы одно из этих условий у вас не соблюдается, удержание из зарплаты работника незаконно.

          ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

          “ Ответственность за расходование средств по корпоративной банковской карте в пределах установленных расходных лимитов несет держатель такой карты (то есть работник, на чье имя она выпущена).

          В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты, использованная не по назначению сумма взыскивается с виновного работника в соответствии со статьями 238, 241 и 248 ТК РФ. То есть нужно:

          • доказать, что причиненный организации ущерб явился следствием виновных действий работника;
          • определить сумму этого ущерба;
          • соблюсти порядок взыскания такого ущерба, предусмотренный Трудовым кодексом. В частности, это означает, что по распоряжению работодателя с него можно взыскать ущерб только в пределах среднемесячного заработк
          Читайте также:  Банковская гарантия возврата авансового платежа в договоре

          ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

          Не исключено, что работник использует деньги с корпоративной карты не по назначению. Чтобы обезопасить фирму, лучше ограничить возможность использования им денег на карте определенным лимитом. Если такой лимит будет меньше среднемесячного заработка работника, взыскать с него деньги, использованные не по назначению, будет проще.

          Учтите, что не всегда получится за один раз взыскать с работника сумму причиненного им ущерба, даже если его размер не превышает среднемесячного заработка работника — держателя карты. Ведь в данном случае общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать Причем предельный размер удержаний нужно считать от суммы, которая осталась после удержания

          Правда, работник может и добровольно возместить причиненный им ущерб, даже если сумма такого ущерба больше его среднемесячного заработка.

          Если же работник против того, чтобы из его зарплаты что-то удерживали, эти деньги для вашей организации еще не потеряны. Можно обратиться в суд.

          ПРАВИЛО 6. Безналичные траты работника и снятие им наличных проводим через счет 71

          Проводки, которыми должны отражаться операции с использованием корпоративной банковской карты, зависят от типа этой карты. Она бывает:

          • дебетовая — когда списания с карты по общему правилу возможны только в пределах имеющихся на ней денежных средств;
          • кредитная — когда можно расходовать и деньги организации, имеющиеся на карте, и деньги банка, предоставляемые в рамках утвержденного кредитного лимита.

          Но и в том и в другом случае списание денег с карты, которое происходит по инициативе работника (ее держателя), привычнее проводить через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Согласны с этим и аудиторы.

          ОБМЕН ОПЫТОМ

          “ Расходование средств работником с корпоративной банковской карты нормативными документами (включая План счетов) специально не оговаривается, но по экономическому смыслу — это подотчетные средства. Поэтому на практике организации используют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Очень важно, чтобы именно тот, кто выполнял платежи по банковской карте или снимал с нее наличные, отчитался за эти деньги.

          Пока работник не представит авансовый отчет, за ним будет числиться дебетовый остаток на счете 71. При этом не имеет значения, как расходовались средства с карты — путем оплаты в магазинах или путем снятия наличных.

          Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» менее логично применять для отражения расходования денег с корпоративной банковской карты. Ведь его смысловая нагрузка несколько иная — на нем, как правило, отражаются разовые операции, отличные от регулярного расходования средств в рамках должностных обязанностей работников (займы работникам, компенсация материального ущерба, приобретение путевок и

          Приведем проводки по операциям по дебетовой карте (будем рассматривать на примере рублевых карт).

          Содержание операции Дт Кт
          На дату пополнения карточного счета
          Перечислены деньги с расчетного счета на карточный 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Карточный счет» 51 «Расчетные счета»
          На дату списания банком комиссии
          Банковская комиссия, списанная со счета карты, учтена как прочий расход «Прочие расходы» 55, субсчет «Карточный счет»
          В налоговом учете банковская комиссия учитывается как внереализационный расхо
          На дату использования карты работником (если в организации есть оперативный доступ к данным о движении денег на счетах)*
          С карты оплачены приобретенные работником товары, работы, услуги 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 55, субсчет «Карточный счет»
          С карты работником сняты наличные
          На дату составления работником отчета о потраченных суммах
          Работник отчитался за наличные, снятые с карты и истраченные на нужды организации, или за безналичные расходы 26 «Общехозяйственные расходы» (60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками», 10 «Материалы», 44 «Расходы на продажу» и т. д.) 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
          19 «НДС по приобретенным ценностям»

          * Некоторые организации делают так. Когда работники приносят в бухгалтерию отчеты с приложенными к ним подтверждающими документами, делается проводка по дебету счета 71 и кредиту счета 57 «Переводы в пути». Когда из банка приходят ежемесячные отчеты по картам, оформляется проводка по дебету счета 57 и кредиту счета 55.

          Отражать в учете суммы, за которые работник не отчитался, надо так.

          ОБМЕН ОПЫТОМ

          “ Средства, списанные с банковского счета организации в результате совершения операции с использованием корпоративной банковской карты, считаются выданными под отчет работнику. Если он не представит в срок, установленный руководством организации, авансовый отчет с подтверждающими документами, то надо сделать проводку по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 71.

          Когда организация установит вину и сумму ущерба, причиненного работником, надо сделать проводку по дебету счета 73 и кредиту счета 94.

          После того как деньги будут удержаны из зарплаты работника или внесены им наличными в кассу, это надо отразить по кредиту счета 73 и дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или счета 50 «Касса

          Операции по кредитной карте за счет собственных средств отражаются так же, как и операции по дебетовой карте. А операции по использованию кредитного лимита и возврат денег банку будут отражаться следующим образом.

          Деньги банка увеличивают платежный лимит карты. Однако кредит считается полученным только после того, как компания воспользуется им. То есть после того, как с карты будут списаны (наличными или в безналичном порядке) деньги за счет кредитного лимита. Поэтому нет необходимости отражать в учете получение кредита (делать проводку по счету 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам») сразу после установления банком кредитного лимита.

          Содержание операции Дт Кт
          На дату списания с карты средств за счет кредитного лимита по инициативе работника
          С карты списаны деньги, использованные работником на покупку товаров, работ, услуг 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Карточный счет»
          55, субсчет «Карточный счет» 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»
          На дату списания банком комиссии за счет кредитного лимита
          Со счета карты списана банковская комиссия за счет кредитного лимита «Прочие расходы» 55, субсчет «Карточный счет»
          55, субсчет «Карточный счет» 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»
          На дату пополнения кредитной карты и погашения использованного кредита
          С расчетного счета на карточный перечислены деньги для погашения долга по использованному кредитному лимиту 55, субсчет «Карточный счет» 51 «Расчетные счета»
          66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» 55, субсчет «Карточный счет»
          На дату начисления банком процентов за пользование кредитом
          Начислены проценты по кредиту банка «Прочие расходы» 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»
          В налоговом учете проценты по долговым обязательствам любого вида признаются внереализационными расходам Однако учитываются они в пределах нор Если сумма процентов, которую можно учесть в налоговом учете, меньше их начисленной суммы и организация должна применять ПБУ то надо отразить постоянное налоговое обязательство (дебет счета 99 – кредит счета 68)

          ПРАВИЛО 7. Если корпоративная карта — кредитная, с льготным беспроцентным периодом, то экономию на процентах считать не нужно

          Как правило, за несколько дней пользования кредитными деньгами, потраченными с такой карты, банк не берет никаких процентов. Конкретные условия закрепляются в договоре с банком. В Налоговом кодексе нет каких-либо правил оценки материальной выгоды по беспроцентным займам. Поэтому, даже если такая выгода у организации и есть, с нее не надо платить налог на прибыль. Такой позиции придерживается Высший арбитражный Согласен с ней и Минфи

          Часто бухгалтеры спрашивают, можно ли через корпоративную банковскую карту обналичивать деньги для выдачи зарплаты работникам. В принципе, никаких ограничений для этого сейчас нет. Главное — все правильно оформить:

          • пусть работник снимет деньги с карты, напишет авансовый отчет и вернет в кассу неизрасходованную сумму;
          • кассир должен выписать приходный ордер
          • в бухучете на возвращенные в кассу деньги надо сделать проводку по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

          А дальше из этих денег можно выдавать зарплату. Главное, чтобы это делал не подотчетный работник (держатель банковской карты), а кассир.

          Добавить комментарий

          Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

          Adblock detector