Сроки предоставления первичных документов в бухгалтерию

Генеральный директор УК ООО «ПЛО Онегалес»

«___» __________20___ года

Сроки предоставления первичных документов в бухгалтерию:

Материальные отчеты, 1 числа месяца,

акты о расходе товарно-материальных ценностей, следующего за отчетным

2. Отчеты по движению древесины 1 числа месяца,

следующего за отчетным

3. Табеля, договора, наряды на оплату труда 30-01 числа месяца,

следующего за отчетным

4. Приходные и расходные кассовые документы, ежедневно,

кассовые отчеты в день составления

5. Авансовые отчеты не позднее 3-х дней

возвращения из командировки

6. Отгрузочные спецификации ежедневно

Сроки обработки первичных документов бухгалтерией:

1. Кассовые отчеты, журнал-ордер №1 до 1-го числа месяца,

следующего за отчетным

2. Выписки банка, журнал-ордер №2 до 3 числа месяца,

следующего за отчетным

3. Авансовые отчеты, журнал-ордер №7 до 3 числа месяца,

следующего за отчетным

4. Начисление заработной платы, до 5 числа месяца,

журнал-ордер №5 следующего за отчетным

5. Материальные отчеты до 3 числа месяца,

следующего за отчетным

6. Ведомость по отгрузке древесины до 04 числа месяца,

Ведомость по движению древесины до 04 числа месяца,

следующего за отчетным

7. Расчеты с поставщиками, до 07-го числа месяца,

8. Расчеты с покупателями, до 07-го числа месяца,

Сроки предоставления бухгалтерской и налоговой отчетности:

Все формы бухгалтерской, налоговой отчетности, отчетности во внебюджетные фонды

предоставляются в сроки, установленные действующим законодательством.

Формы установленной управленческой отчетности предоставляются согласно графиков, поступающих от Управляющей компании.

Сроки предоставления статистической отчетности :

Все формы статистической отчетности предоставляются в сроки, установленные Росстатом.

Генеральный директор УК ООО «ПЛО Онегалес»

«___» ___________20___ года

лиц имеющих право подписи бухгалтерских и налоговых документов

Платежные поручения, чековые книжки:

Право первой подписи – Генеральный директор

Право второй подписи – Начальник финансового отдела

Кассовые ордера, авансовые отчеты, доверенности, прочие бухгалтерские документы:

Право первой подписи – Генеральный директор

Право второй подписи – Начальник финансового отдела

Право первой подписи – Генеральный директор

Право второй подписи – Начальник финансового отдела

Зам. гл. бухгалтера

Уполномоченные лица по приказу:

Начальник коммерческого отдела

Генеральный директор УК ООО «ПЛО Онегалес»

«___» ___________20___ года

должностных лиц на получение денежных средств в подотчет

Заместитель главного бухгалтера

Инженер отдела информационных технологий

Генеральный директор УК ООО «ПЛО Онегалес»

«___» ___________20___ года

создания резерва под обесценения финансовых вложений.

Общество производит проверку обесценения финансовых вложений один раз в год по состоянию на 31 декабря.

В случае одновременного наличия условий, указанных в п.37 ПБУ 19/02, создается резерв под обесценение финансовых вложений. Уровень существенности для определения этих условий устанавливается каждым Обществом в Учетной политике.

1. Расчетная стоимость финансовых вложений в виде акций, паев и долей в уставных капиталах определяется следующим способом:

На основании отчетности компаний, чьими акциями, паями или долями в УК владеет Организация, определяется стоимость чистых активов на все отчетные даты текущего года, а именно: 31 декабря предыдущего года, 31 марта, 30 июня, 30 сентября текущего года.

Определяется стоимость чистых активов компании, приходящаяся на 1 акцию или 1% доли в УК

Определяется стоимость чистых активов компании, приходящаяся на количество акций или процентной доли в УК, принадлежащих Обществу, что и будет считаться расчетной стоимостью финансового вложения.

В случае, если расчетная стоимость финансового вложения в виде акций или долей в УК компании отрицательна и соблюдаются все условия, характеризующие устойчивое снижение его стоимости, резерв под обесценение данного финансового вложения создается в размере его балансовой стоимости.

Расчетной стоимостью финансового вложения в виде акций, паев и долей в УК на конец года признается стоимость, определенная по данным отчетности компаний по состоянию на 30 сентября.

2. Расчетная цена финансовых вложений в виде займов и долговых ценных бумаг определяется в разрезе каждого договора и ценной бумаги следующим способом:

По состоянию на все отчетные даты текущего года определяется сумма основного долга и процентов, подлежащих погашению заемщиком по условиям договора займа или долговой ценной бумаги.

По состоянию на все отчетные даты текущего года определяется сумма, фактически погашенная заемщиком по договору займа или долговой ценной бумаги

Определяется доля фактического погашения задолженности (в процентах к сумме подлежащей погашению).

Путем умножения балансовой стоимости финансового вложения на рассчитанную долю определяется расчетная стоимость этого финансового вложения.

Расчетной стоимостью финансового вложения в виде займов и долговых ценных бумаг на конец года признается стоимость, определенная по данным учета на 31 декабря.

3. Расчетная цена финансовых вложений в виде прав требования определяется следующим способом (в разрезе каждого договора):

По состоянию на все отчетные даты текущего года определяется сумма долга, предъявленная к погашению должнику.

По состоянию на все отчетные даты текущего года определяется сумма, фактически погашенная должником

Определяется доля фактического погашения задолженности (в процентах к сумме подлежащей погашению).

Путем умножения балансовой стоимости финансового вложения на рассчитанную долю определяется расчетная стоимость этого финансового вложения.

Расчетной стоимостью финансового вложения в виде прав требования на конец года признается стоимость, определенная по данным учета на 31 декабря.

Если балансовая стоимость финансового вложения не существенна (менее 5% от общей суммы аналогичных вложений), резерв под его обесценение создается только в случае наличия информации о банкротстве или ликвидации компании.

Генеральный директор УК ООО «ПЛО Онегалес»

«___» ___________20___ года

Порядок создания резерва на оплату заработанных, но неиспользованных отпусков

Формируется ежемесячно на основании следующей методики:

При создании резерва первоначально:

— производится оценка заработанных, но неиспользованных отпусков на начало года (Он),

— оценка заработанных, но неиспользованных отпусков на конец года (Ок),

— определяется разница (прибывание или убывание) между величинами отпусков за год Ог = Ок –Он .

— определяется разница (прибывание или убывание) между величинами отпусков за мемяц Ом = Oг/12.

В случае, если разница положительная в течение года ежемесячно производится доначисление резерва (включение сумм Ом в расходы)

Резерв на оплату отпусков образуется путем ежемесячных отчислений в резерв сумм в от фактически начисленной заработной платы

Плановый процент определяется как отношение суммы, необходимой для оплаты отпусков, к общему фонду оплаты труда за год. (По плану на год)

Читайте также:  Какие документы нужны для оформления накопительной пенсии

Расходы при расчете формируются с учетом страховых взносов и взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, перечисляемых с этих сумм в бюджет.

В конце года общество проводит инвентаризацию заработанных, но неиспользованных отпусков и все недоиспользованные суммы включаются в состав внереализационных доходов.

Генеральный директор УК ООО «ПЛО Онегалес»

«___» ___________20___ года

Порядок создания резерва на лесовосстановление

Оценочное обязательство по лесовосстановлению возникает у Общества согласно ст. 61 Лесного Кодекса РФ в момент окончания вырубки участков лесов.

Согл. ст. 61 ЛК РФ Юридическое лицо, осуществляющими использование лесов обязано выполнить мероприятия по Воспроизводству лесов, путем лесовосстановления и ухода вырубленных, погибших, поврежденных лесов.

Резерв создается Обществом, обладающим правами на аренду лесных участков на последнюю дату отчетного года.

Расчет сумм расходов подлежащих резервированию производится следующим образом:

1. Ответственными сотрудниками служб, ответственных за мероприятия по лесовосстановлению формируется инвентаризационный перечень лесных участков, по которым у Общества реализовалась обязанность провести мероприятия по лесовосстановлению на 31 декабря отчетного года.

2. Согласно выбранного и указанного в проекте способа лесовосстановления формируется калькуляция (смета) на лесовосстановительные мероприятия по каждому лесному участку.

В смету включаются следующие расходы:

— стоимости саженцев, умноженной на количество насаждений, указанных в проекте;

— стоимости семян, рассчитанной из норматива засева для лесного участка, указанного в проекте;

— стоимости материалов, необходимых для выполнения лесовосстановительных работ;

— стоимости расходов подрядчиков на осуществление каждого вида лесовосстановительных мероприятий (противопожарные мероприятия, минерализация, рубки ухода и т.д.);

Для расчета используются существующие контрактные цены (либо прайс-листы) на закупку семян, саженцев соответствующих пород, выполнения сопутствующих работ подрядчика.

В соответствии с пунктом 8 Правил лесовосстановления лесовосстановительные мероприятия на каждом лесном участке, предназначенном для проведения лесовосстановления, осуществляются в соответствии с проектом лесовосстановления .

Проект лесовосстановления должен содержать:

характеристику местоположения лесного участка (наименование лесничества (лесопарка), участкового лесничества, номер квартала, номер выдела, площадь лесного участка);

характеристику природно-климатических условий лесного участка (в т.ч. рельефа, гидрологических условий, почвы и др.);

характеристику вырубки (количество пней на единице площади, состояние очистки от порубочных остатков и валежной древесины, характер и размещение оставленных деревьев и кустарников, степень задернения и минерализации почвы и др.);

характеристику имеющегося подроста и молодняка лесных древесных пород (состав пород, средний возраст, средняя высота, количество деревьев и кустарников на единице площади, размещение их по площади лесного участка, состояние лесных насаждений и его оценка, др.);

обоснование проектируемого способа лесовосстановления, породного состава восстанавливаемых лесов;

сроки и способы выполнения работ по лесовосстановлению;

показатели оценки восстанавливаемых лесов для признания работ по лесовосстановлению завершенными (возраст, состав пород, средняя высота и другие).

Начисление расходов на резерв производится на счета/субсчета бухгалтерского учета, обычно используемых для включения в расходы фактических потраченных сумм на лесовосстановление.

7.5. Сведения об общей сумме экспорта, а также о доле, которую составляет экспорт в общем объеме продаж

Эмитент не осуществляет экспорт продукции (товаров, работ, услуг)

7.6. Сведения о стоимости недвижимого имущества эмитента и существенных изменениях, произошедших в составе имущества эмитента после даты окончания последнего завершенного финансового года

Общая стоимость недвижимого имущества на дату окончания отчетного квартала, руб.: 121 748 470.37

Величина начисленной амортизации на дату окончания отчетного квартала, руб.: 50 469 847.99

Сведения о существенных изменениях в составе недвижимого имущества эмитента, произошедшие в течение 12 месяцев до даты окончания отчетного квартала

Существенных изменений в составе недвижимого имущества в течении 12 месяцев до даты окончания отчетного квартала не было

Сведения о любых приобретениях или выбытии по любым основаниям любого иного имущества эмитента, если балансовая стоимость такого имущества превышает 5 процентов балансовой стоимости активов эмитента, а также сведения о любых иных существенных для эмитента изменениях, произошедших в составе иного имущества эмитента после даты окончания последнего завершенного финансового года до даты окончания отчетного квартала:

Указанных изменений не было

7.7. Сведения об участии эмитента в судебных процессах в случае, если такое участие может существенно отразиться на финансово-хозяйственной деятельности эмитента

Эмитент не участвовал/не участвует в судебных процессах, которые отразились/могут отразиться на финансово-хозяйственной деятельности, в течение трех лет, предшествующих дате окончания отчетного квартала

Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне. Львиная доля документов — первичка, которая обязательно должна пройти через бухгалтерию. И порой бухгалтеру приходится буквально «вытрясать» из других подразделений эти документы. Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя.

Что такое документооборот и зачем он нужен

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборот

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний.

Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненк

Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.

Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Этого требует новый Закон о бухучет

Разрабатываем график документооборота

Унифицированной формы графика нет — каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.

Читайте также:  Максимальная сумма перевода между своими счетами сбербанк

Определяемся с документами

На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации. Кроме ежедневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включите в график и документы по операциям, которые случаются нечасто (например, по представительским мероприятиям и рекламным акциям). Правильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов.

В графике надо описать и процесс движения документов, подтверждающих определенные факты хозяйственной жизни, о наступлении которых бухгалтер может не знать, но отразить которые в учете обязан.

Поясним на примере. В бухгалтерском и налоговом учете кредиторскую задолженность перед ликвидированным поставщиком нужно списать в доходы на дату внесения в записи о его ликвидаци Но следить за процессом ликвидации контрагента бухгалтер не обязан просто потому, что это не его задача. Значит, о ликвидации должен сообщить работник, в сферу компетенции которого входит работа с кредиторской задолженностью. И таких ситуаций множество. Подобные сведения могут представляться в бухгалтерию в виде справок или служебных записок, которые также надо включить в график документооборота. В нашем примере ответственный работник должен представить выписку из

Назначаем ответственных лиц

С первичными документами все просто. Работники, в должностные обязанности которых входит составление первички, отвечают за ее правильное оформлени Этих же работников надо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, тем больше шансов, что документ не потеряется и поступит вовремя.

Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного. Например:

  • проблемные должники — старший менеджер по продажам;
  • решения собрания участников организации — старший юрисконсульт;
  • определение рыночной стоимости имущества –– ведущий специалист отдела маркетинга по согласованию с руководителем производственно-технического отдела;
  • данные об очередных отпусках для расчета величины соответствующего оценочного обязательства (резерва) — руководитель отдела кадров;
  • определение срока полезного использования основного средства — ведущий специалист производственно-технического отдела.

Если не назначить ответственное должностное лицо, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого. А значит, и поставленных целей бухгалтер не добьется.

Устанавливаем сроки

Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа. Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр. Например, в организации день выплаты заработной платы установлен числа. Бухгалтер расчетной группы начисляет заработную плату по всем подразделениям, и все документы по учету рабочего времени должны быть обработаны, допустим, к числу месяца. Поэтому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и т. п. должны не позже числа месяца.

Не забудьте отдельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. Ведь не секрет, что некоторые сотрудники имеют привычку до последнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно. Поэтому в графике документооборота пропишите для них обязанность отчитаться в трехдневный срок после окончания командировк

Итак, список документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям установлены, а ответственные лица назначены. Переходим к оформлению.

Выбираем способ оформления

График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма. Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять схему движения каждого документа, потому что это наглядно, просто и информативно. Но классический способ оформления графика — таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Разрабатывать график лучше в программе так как при обработке данных удобно использовать некоторые ее функции.

Какой бы способ вы ни выбрали, информацию нужно представить так, чтобы график было удобно читать вашим сотрудникам, ответственным за движение документа. Поэтому документы в графике необходимо располагать по определенному принципу, например в алфавитном порядке, тогда легко можно будет найти любой документ.

Этот вариант оформления удобен тем, что таблица охватывает весь перечень документов и ею будут пользоваться все сотрудники. Но если документов очень много, то график будет громоздким и сложным для восприятия. Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.

График документооборота (по формам документов) может выглядеть так.

Наименование документа Количество экземпляров Создание документа Представление документа Ответственный за обработку документа Срок хранения Место хранения
Кто отвечает за создание и оформление Кто утверждает (визирует, подписывает) Кто Кому В какой срок
Платежное поручение 1 Старший бухгалтер Руководитель, главный бухгалтер Старший бухгалтер Операционист банка Ежедневно, не позднее 15.00 Старший бухгалтер 5 лет с 1 января года, следующего за годом составления До окончания календарного года — каб. 301, далее — каб. 308
Приходный ордер 1 Кладовщик Кладовщик, работник, сдающий материалы на склад, или представитель поставщика Кладовщик Бухгалтер по участку МПЗ и числа месяца Бухгалтер по участку МПЗ 5 лет со дня списания оприходованных по нему ценностей
Приходный кассовый ордер 1 Кассир Главный бухгалтер, кассир Кассир Старший бухгалтер Ежедневно в конце рабочего дня Старший бухгалтер 5 лет с 1 января года, следующего за годом составления
Путевой лист грузового автомобиля 1 Менеджер по логистике Менеджер по логистике, механик Водитель Бухгалтер по участку МПЗ Ежедневно Бухгалтер по участку МПЗ

Другой вариант — расположить документы с привязкой:

  • к хозяйственной операции;
  • к должностям и профессиям;
  • к структурным подразделениям.

Например, для каждой хозяйственной операции описывается блок документов, которые необходимо составить, их движение, ответственные лица, сроки и места хранения. Сами документы внутри блока можно расположить в порядке их составления. Такой график удобен для восприятия, так как вся нужная информация для конкретного сотрудника или структурного подразделения сгруппирована в одном месте. Минусы такой подачи информации — в многократном повторении одних и тех же первичных документов для разных операций, например кассовых ордеров, платежных поручений, бухгалтерских справок, счетов-фактур. Поэтому составление такого графика займет больше времени, но зато из него легко сделать выписку для конкретного сотрудника. В качестве образца можно использовать такой график.

Наименование операции Наименование документа Количество экземпляров Создание документа Представление документа Ответственный за обработку документа Срок хранения Место хранения
Кто отвечает за создание и оформление Кто утверждает (визирует, подписывает) Кто Кому В какой срок
Оплата счетов, выставленных поставщиками Счет на оплату 1 Менеджер отдела закупок Руководитель отдела закупок Менеджер отдела закупок Главный бухгалтер В день наложения визы руководителем отдела закупок 5 лет с 1 января года, следующего за годом оплаты До окончания календарного года — каб. 301, далее — каб. 308
Перечень планируемых платежей 1 Главный бухгалтер Руководитель Главный бухгалтер Старший бухгалтер Ежедневно, не позднее 12.00 Старший бухгалтер 1 год с даты составления
Платежное поручение 1 Старший бухгалтер Руководитель, главный бухгалтер Старший бухгалтер Операционист банка Ежедневно, не позднее 15.00 Старший бухгалтер 5 лет с 1 января года, следующего за годом составления
Читайте также:  Карта халва мтбанк личный кабинет зарегистрироваться

Готовый график должен утвердить и ввести в действие руководитель своим приказом.

Внедряем в практику

Теперь переходим к этапу «оповещения». Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать. Есть два варианта:

  • оформить дополнительный лист к графику документооборота, где сотрудники будут оставлять свои подписи, свидетельствующие об ознакомлении с графиком.

Трудозатраты бухгалтера по этому варианту минимальны, но сотруднику будет сложно запомнить что, кому и в какие сроки он должен передавать;

  • сделать выписки из графика для каждого работника и раздать под расписку. Быстро сделать для работника выписку из графика поможет функция «Данные — Фильтр — Автофильтр». Документы, которые относятся ко всем сотрудникам сразу, например больничные листы, авансовые отчеты, нужно также включить в выписку, поставив несколько фильтров с условием «или».

Выписка из графика документооборота с использованием в столбце «Представление документа → Кто» одновременно двух фильтров «специалист сервисного отдела» и «работник» с условием «или» в программе выглядит так.

Но этого мало, надо чтобы документ неукоснительно соблюдался всеми подразделениями. Для успешного внедрения нововведений:

  • внесите изменения в должностные инструкции сотрудников: дайте ссылку на график документооборота, пропишите в обязанностях соблюдение сроков представления документов. Например, должностная инструкция кладовщика после внесения изменений может выглядеть так (изменения выделены курсивом).

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
кладовщика

2. Должностные обязанности:

— принимает материальные ценности;

проверяет соответствие принимаемых на хранение материалов сопроводительным документам;

составляет документы в соответствии с графиком документооборота на прием и списание материалов;

— ведет учет наличия материалов на складе и ведение отчетной документации по их движению;

— участвует в проведении инвентаризаций.

— находиться на рабочем месте в специальной одежде;

— соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

соблюдать сроки представления документов, установленные графиком документооборота.

  • закрепите обязанность соблюдать сроки передачи документов приказом по организации, если должностных инструкций у вас нет.

В целях организации рационального документооборота

1. Всем сотрудникам ООО «Калинка» при составлении, получении, оформлении и передаче документов руководствоваться графиком документооборота.

2. Неукоснительно соблюдать сроки передачи документов, установленные графиком документооборота.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера.

Можно внести в положение о премировании условие о снижении размера премии или депремировании, если сроки передачи документов будут нарушаться. Это крайняя мера, но наказание рублем обычно самое действенное.

ОБМЕН ОПЫТОМ

“ Сложность при внедрении графика документооборота заключается еще и в том, что не все сотрудники готовы его соблюдать. Одним из действенных способов обязать работников соблюдать график является варьирование размера премии. Например, в нашей компании в положении о премировании установлен порядок начисления премии в зависимости от полученных результатов. И там же определены случаи, когда и на сколько размер премии может быть снижен. В частности, как одно из оснований для снижения размера премии мы указали следующее: «Нарушение сроков, установленных приказами и распоряжениями администрации, при сдаче финансовых документов в бухгалтерию». Такая мера позволила добиться передачи в бухгалтерию счетов-фактур до числа месяц

При использовании графика документооборота нередко выявляется несбалансированность некоторых сроков. Например, документ долго находился на согласовании, а срок его представления уже прошел. Частая ситуация: появляются новые виды деятельности, документы по которым не учтены в графике документооборота. Например, организация начала работать с векселями или с электронными деньгами. Предусмотреть все нюансы заранее невозможно, но ничего страшного в этом нет: вы можете вносить в график изменения, постепенно совершенствуя его.

Сергей Грюкач, заместитель директора департамента аудита
ООО «Инвест-аудит»

Тема своевременной сдачи в бухгалтерию первичной документации не теряет своей актуальности и особенно остро стоит на предприятиях, имеющих большое количество сотрудников службы снабжения, а также руководителей подразделений, имеющих доверенность на приобретение товаров для своего отдела.

Несвоевременная сдача документов, таких как накладная, акт выполненных работ, счет-фактура, товаро-транспортная накладная, универсальный передаточный документ в бухгалтерию может обернуться как минимум дополнительной работой для бухгалтера, а порой и серьезными штрафами для компании со стороны контролирующих органов и поставщиков. Известны случаи, когда ответственный по договору приносил в бухгалтерию документы трехлетней давности, при этом счетный работник не имел возможности выявить недостачу "первички" во время инвентаризации расчетов ввиду того, что сделка была разовая, предоплата и договор не были предусмотрены.

Во избежание подобных случаев Главный бухгалтер должен создать график документооборота, о чем говорится в п. 15 "Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, от 29.07.98 г. № 34н.

Как обеспечить соблюдение графика документооборота? Одним из вариантов является внесение в положение о премировании условий лишения премиальных выплат за нарушение сроков передачи в бухгалтерию первичных документов. Далее, необходимо ознакомить ответственных по предоставлению первичных документов сотрудников с положением о премировании под личную подпись. С целью возможности применения содержащегося в упомянутом положении пункта о лишении премиальной выплаты мы рекомендуем завести «Журнал регистрации несвоевременно предоставленных в бухгалтерию документов» с указанием сведений о сотруднике, представившем документ, сроке представления документа, а также подписями сдавшего и принявшего документ.

В качестве другого или дополнительного варианта, работодатель может включить пункт «своевременная сдача первичных бухгалтерских документов в бухгалтерию» в трудовые обязанности при заключении трудового договора. В таком случае у работодателя появляется право применить дисциплинарные взыскания вплоть до увольнения. Необходимо отметить, что подобное дисциплинарное взыскание должно быть соразмерно тяжести совершенного проступка и обстоятельствам, при которых он был совершен и использоваться в качестве исключительного случая, нежели, как правило.

Подробные разъяснения о правомерности лишения премиальных выплат за нарушение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации приведены в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 18.12.2014 г. № 3251-6-1. Ознакомьтесь с ним и обеспечьте своевременное поступление документов в бухгалтерию.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector